Padronização de Cadastros no SAP Business One

No dia a dia da operação, é possível que cadastros de parceiros de negócios (PN) sejam feitos sem seguir um padrão. No SAP Business One, isso pode causar uma série de problemas: desde erros em pedidos e emissão de notas fiscais até falhas de integração entre os sistemas, como Bling, marketplaces e B4you. É por isso que a padronização dos cadastros deve ser uma prática permanente, clara e compartilhada por todas as equipes envolvidas. 

O cadastro de parceiro de negócios é único e centralizado, ou seja, todas as operações da empresa utilizam o mesmo registro, independentemente da origem. Isso inclui clientes criados manualmente no SAP, oriundos das lojas físicas (que utilizam o sistema Bling), dos nossos e-commerces próprios ou vindos de marketplaces como Amazon, Mercado Livre, entre outros, que se integram através da plataforma Anymarket. Os PNs criados automaticamente Por isso, manter um padrão de preenchimento é fundamental, pois qualquer inconsistência nesse cadastro pode impactar diretamente a emissão de notas fiscais, o processo de separação e entrega, e até o relacionamento com o cliente em diferentes canais. 

Por que a padronização é importante?

O SAP B1 é um sistema robusto, mas depende diretamente da qualidade dos dados inseridos. Informações mal preenchidas ou sem padrão dificultam a operação, criam retrabalho e comprometem a confiabilidade dos relatórios. Entre os principais benefícios de manter um padrão de cadastro estão:

• Redução de erros em documentos de marketing;

• Evita falhas nas integrações com Bling, Core, B4you e Anymarket;

• Prevenção de duplicidade de registros;

• Facilidade na busca de informações e geração de relatórios;

• Agilidade no processo de vendas, compras e faturamento;

• Menor necessidade de suporte técnico para tratar inconsistências.

Exemplos de dados que devem ser padronizados

Parceiros de Negócios (Clientes e Fornecedores)

Dados mínimos recomendados para o cadastro de um PN:

• Nome completo / Razão Social

• Endereço completo: Rua, Número, Bairro, Município, Estado e CEP
  (ao preencher o CEP corretamente, o sistema geralmente preenche automaticamente os demais campos, com exceção do número)

• CNPJ ou CPF válidos (apenas números, sem pontos, traços ou barras)

• Inscrição Estadual (se aplicável)

• E-mail válido

• Telefone com DDD (somente números, sem parênteses ou traços)
  
  

✅ Exemplo correto:

• Nome: João da Silva ME

• CNPJ: 12345678000190

• Endereço: Rua dos Andradas, 456, Centro, Campinas - SP, 13010-000

• E-mail: contato@joaodasilva.com.br

• Telefone: 31999991234
  
  

❌ Exemplo incorreto:

• Nome: João (nome incompleto; deve ser igual ao documento para PF ou à Receita Federal para PJ)

• CNPJ: 12.345.678/0001-90 (com caracteres especiais)

• Endereço: Rua das Laranjeiras, 187, Campinas - SP (faltando o bairro)

• E-mail: joao@gmail.cm (domínio incorreto)

• Telefone: (31) 9999-9999 (formato incorreto)

Como vimos, manter um padrão claro e bem definido nos cadastros do SAP Business One vai muito além de organização — é fundamental para o bom desempenho de toda a operação. Um único erro de preenchimento pode causar falhas em processos fiscais, logísticos e comerciais. Padronizar é evitar retrabalho, reduzir erros e garantir eficiência e confiabilidade em todos os setores da empresa.