Processo de Transferência de Pedidos

O processo de transferência é utilizado para movimentar o estoque do depósito 04 (Filial TS2-ES AT) para o depósito 03 (Filial TS2-ES). Essa movimentação é necessária, pois, por razões fiscais, todo o estoque da empresa é mantido no depósito 04. Preparamos este artigo para ajudá-lo a compreender o processo, reduzir erros e garantir uma operação mais eficiente.

Requisitos para Transferência

Para que um pedido seja transferido, é necessário atender aos seguintes requisitos:

• O cadastro do Parceiro de Negócios (PN) deve ter o o campo 'Tipo de negócio' definido como "Particular".

• O pedido precisa ser lançado na filial e-commerce (TS2-ES).

• Não pode haver estoque suficiente de um ou mais itens do pedido no depósito 03.

• O depósito 04 deve possuir estoque suficiente para atender ao pedido.

• Se o pedido for de marketplace, o tipo de negócio também pode ser "Empresa", mas apenas para pedidos de marketplaces. 

Fluxo do Processo

1. Início: O status do pedido é validado na triagem.

2. Verificação de Necessidade de Transferência: O Easylog verifica se há necessidade de transferência. Se a resposta for "sim", o pedido é enviado para o operador logístico (B4you) e segue para a próxima etapa.

3. Verificação de Estoque: A inteligência do sistema verifica se o saldo disponível imediato é menor que a quantidade requisitada no pedido. Se houver essa necessidade, o Easylog envia a requisição para a B4you, solicitando o endereçamento (transferência virtual do estoque da filial 4 para a filial 3) e aguarda o retorno com a confirmação.

   • Importante: Para que o processo ocorra corretamente, o saldo no sistema da B4you deve estar alinhado com o nosso ERP (SAP). Caso contrário, o pedido não seguirá o fluxo e permanecerá no status "Validado na Triagem".

4. Criação de Documentos: Após o retorno positivo da B4you, o sistema gera um documento de marketing (Invoice) com a utilização de transferência e referenciando o pedido original. Exemplo: "TRSB-123456". Esse documento também é criado na B4you.

   • Em seguida, a Invoice é transmitida para a SEFAZ. Se autorizada, é enviada para a B4you.

   • Posteriormente, o Easylog realiza a entrada da NF-e de transferência, aloca o estoque na filial 3 e cria o pedido de venda correspondente na B4you.

   • Se não houver recusa por parte do operador logístico, o status do pedido é alterado de "Validado na Triagem" para "Aguardando Operador Logístico".

   • Nota: Caso a NF-e não seja autorizada, o status permanece como "Validado na Triagem" até que a situação seja corrigida.

Pedidos VD (Venda Direta)

Pedidos do tipo VD são lançados diretamente no SAP. Como não são criados pelo integrador, é importante ficar atento a alguns pontos:

• Antes de lançar o pedido: Confira se há estoque suficiente para atender ao seu pedido. Lembre-se de que a transferência ocorre apenas da filial 04 para a 03.

• Precisa de Transferência? Utilize o botão ‘Solicitação de Transferência’ com o pedido ainda no status ‘Novo’.

• Status: Salve o pedido sempre como ‘Novo’. Se não precisar de transferência, altere para ‘Validado na Triagem’.

• Precisa editar o pedido? Se for necessário editar o PN, os produtos ou o endereço, o mais seguro é cancelar e refazer o pedido.

Regras de Ouro para Operação do Sistema

1. Não edite pedidos que estão em separação: A edição que você fizer não será refletida na BASE e o seu pedido não será expedido.

2. Não edite pedidos do processo de aprovação: O seu pedido será travado pelo sistema, sendo necessária a intervenção do TI.

3. Não use o botão ‘reintegrar com a B4you’, opte por alterar o status para ‘Validado na Triagem’: O botão é apenas para quando houver problemas. Não o utilize se você não foi instruído pelo TI a fazê-lo.

4. Monitore os seus pedidos: Os pedidos que você lança no sistema são de sua responsabilidade. Monitore seus pedidos até que eles sejam finalizados no sistema.

5. Não opere o sistema com dúvidas: Se tiver dúvidas, procure seus colegas, seu gestor e/ou o TI, mas não opere o sistema com dúvidas.

6. Se precisar, acione o TI: envie um e-mail para ti@ts2.com.br caso deseje acionar o TI.

A correta execução do processo de transferência é essencial para garantir a disponibilidade de produtos, a precisão fiscal e o bom funcionamento das operações de e-commerce e marketplaces. Seguir os requisitos, respeitar as regras de ouro e manter o acompanhamento dos pedidos são práticas fundamentais para evitar falhas e garantir a satisfação dos clientes. Em caso de dúvidas ou situações não previstas, não hesite em buscar apoio com o time de TI.

Veja também:

Apresentação: Processo de Transferência de Pedidos
Fluxograma: Processo de Transferência de Pedidos
Vídeo: Instrução Sobre Processo de Transferência de Pedidos